Mascia 建议自行开展审计,以发现 ICE 在正式审计中可能发现的错误。对于小型企业来说,这可能意味着要检查每位员工的 I-9 表格,但对于大型公司来说,随机选择少数员工就足够了。内部审计还使雇主有机会更新任何可能不准确或过时的 I-9 表格。如果有任何员工需要重新验证工作许可,也可以使用内部审计来掌握该流程。
“如果雇主没有系统提醒负责人重新核实授权,他们可能会无意中雇用未经授权工作的人,”马西亚说。“这是容易被忽视的事情之一。要跟踪的事情可能很多,因此制定重新核实就业授权的内部程序至关重要。”
收集员工数据和 I-9 表格。
搜索表格中的错误和遗漏。
确保所有表格均符合且符合当前要求。
记录任何缺失的表格或信息,以及任何错误。
丢弃所有过期的 I-9。
解决任何问题。
雇主和雇员在 I-9 表格上犯的一些常见错误是忽略填写某些部分或未在 阿富汗电话号码数据 特定截止日期前完成。例如,许多专业人士不提供他们的签名、适当的文件或信息,如果他们是“合法永久居民”,则不提供他们的 USCIS 号码。在审核期间仔细检查每个部分,以发现任何这些潜在错误。
3. 更正任何错误或遗漏。
如果您在审计中发现任何差异,请立即更正。根据美国公民及移民服务局 (USCIS) 的规定,您只需在任何不正确的信息上划一条线并输入正确的信息,然后在更正处签名并注明日期即可。
如果错误较多,您可以考虑重做整个部分并将其附加到原始表格上,或者干脆从头开始填写新的 I-9。但是,不要试图掩盖任何错误。
4. 将 I-9 表格和相关文件存放在安全的地方。
美国移民局建议将表格存放在现场或异地存储设施中,并采用单一格式或多种格式组合,例如纸质、缩微胶片或缩微胶片和数字。由于这些表格包含敏感信息,请确保将它们存放在安全且可访问的位置。
请记住,I-9 表格必须在员工受雇日期后保留三年,或在雇佣关系结束日期后保留一年(以较晚者为准)。
掌握 I-9 表格可能看起来令人头疼,但它可以为你节省数千美元。虽然 I-9 审计的总数仍然相对较低,但 ICE 正在以前所未有的速度加强执法力度。如果您的企业可能成为 I-9 审计的目标,那么现在是时候确保您的文件井然有序且最新了。
以下是为内部 I-9 审计流程做准备的一些步骤:
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